Mô hình kiểm soát phản hồi
Kiểm soát là gì? Vì sao cần kiểm soát
Kiểm soát đề cập đến một quy trình giám sát có hệ thống các hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo chúng đạt được kỳ vọng đặt ra trong các kế hoạch, chiến lược, mục tiêu và các tiêu chuẩn thực hiện.
Để kiểm soát hiệu quả, đòi hỏi phải phải có đầy đủ thông tin về các chuẩn mực, tiêu chuẩn thực hiện cũng như kết quả thực hiện thực tế. Qua đó, tiến hành so sánh và hiệu chỉnh để điều chỉnh cho đúng các sai lệch của kết quả thực tế so với các tiêu chuẩn, chuẩn mực đã đặt ra trước đó.
Vai trò của nhà Quản Trị?
Nhà quản trị phải thu thập thông tin, quyết định thông tin nào là quan trọng phù hợp với mục tiêu chiến lược và chiến thuật đã đặt ra, từ đó xây dựng bộ khung các chuẩn mực, thước đo cân thiết để giám sát và kiểm soát tổ chức có hiệu quả và thiết lập những hệ thống để thu thập các thông tin này.
Mô hình kiểm soát phản hồi.
Mô hình kiểm soát phản hồi giúp các nhà quản trị đạt được mục tiêu chiến lược bằng cách giám sát và điều chỉnh các hoạt động, sử dụng các thông tin phản hồi để xác định việc thực hiện có đạt được các yêu cầu, đáp ứng các tiêu chuẩn, chuẩn mực đã đặt ra hay không.
Mô hình kiểm soát phản hồi có 4 bước:
1. Thiết lập tiêu chuẩn, chuẩn mực
Trong phạm vi chiến lược phát triển của Tổ chức, các nhà Quản trị có nhiệm vụ xác định mục tiêu cho các bộ phận một cách cụ thể, rõ ràng – Qua đó, người thực hiện có thể biết được họ đang làm gì, công việc họ làm có đang hướng Tổ chức đến mục tiêu ban đầu hay không. Dựa vào các mục tiêu này, thiết lập các tiêu chuẩn, chuẩn mực đi kèm để tạo ra bộ công cụ đối chiếu các hoạt động của Tổ chức.
2. Đo lường kết quả thực hiện
Các bản báo cáo đo lường được thực hiện hàng tuần, tháng và hàng năm có tính định lượng.
Những đo lường này thường phải gắn liền với các tiêu chuẩn, chuẩn mực đã xây dựng trong bước 1.
3. So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn đã đặt ra.
Dựa vào báo cáo và các tiêu chuẩn đã đặt ra, tính phương sai hay độ lệch tiêu chuẩn của kết quả thực hiện so với các tiêu chuẩn đã đề ra.
Các Nhà quản trị có trách nhiệm giải thích các độ lệch, hiểu được nguyên nhân gây ra độ lệch, đào sâu vào nguyên nhân để tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề sinh ra độ lệch đó (nếu có).
4. Tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết.
Các Nhà quản trị cần thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết.
Tham khảo:
1. Sách “Kỷ nguyên mới của quản trị” – Richard L. Daft – Nhà xuất bản Hồng Đức
